สามารถเข้าใช้งานหัวข้อนี้ได้จากเมนู [ File (ไฟล์) -> Clear Data (ล้างข้อมูลบางส่วน หรือ ทั้งหมด) ]
หัวข้อนี้ มีไว้สำหรับล้างข้อมูลบางส่วน หรือ ทั้งหมด โดยที่ ข้อมูลที่ล้างไปนั้นจะไม่สามารถกู้คืนมาได้ ดังนั้น
ควรใช้เมนูนี้ด้วยความระมัดระวัง และถ้าจะให้ดี ควรจะทำการ สำรองฐานข้อมูล (Backup Database)
ไว้ก่อนที่จะล้างข้อมูล เพื่อกันการล้างข้อมูลผิดพลาดก็ยังสามารถที่จะ Restore ข้อมูลที่ Backup ไว้กลับมาได้
เมื่อเรียกใช้งานหัวข้อนี้จะมีหน้าตาดังภาพต่อไปนี้
จากรูปด้านบน เราสามารถอธิบายวิธีการใช้งานได้ตามตัวเลขในภาพ ดังต่อไปนี้
1. เลือกรายการที่ต้องการล้างข้อมูล
- ในส่วนนี้ให้ทำเครื่องหมาย เช็คถูก ที่หน้าข้อมูลที่ต้องการล้าง
- ในการล้างข้อมูล บางประเภท อาจทำให้ต้องล้างข้อมูลประเภทอื่นที่สัมพันธ์กันด้วย
โดยโปรแกรมจะทำการบังคับให้ให้ล้างข้อมูลที่สัมพันธ์กันเอง เช่น การล้างข้อมูล Product Group (กลุ่มสินค้า)
จะต้องล้างข้อมูล Product, Product Unit (สินค้า, หน่วยสินค้า) ด้วยเพราะ ถ้าไม่ล้างข้อมูล Product (สินค้า)
แล้วกลุ่มที่สินค้านี้เคยอยู่จะหายไปเฉยๆ โดยไม่มีข้อมูลอ้างอิง และเมื่อข้อมูล Product (สินค้า) ถูกล้างก็จะต้อง
ล้างข้อมูล ใบสั่งซื้อ, ซื้อ, ขาย, เสนอราคา, ... ตามกันไป
2. ป้อนรหัสยืนยันการลบ
- หลังจากที่เลือกส่วนของข้อมูลที่ต้องการลบแล้ว ให้ป้อนรหัสยืนยันการลบ
(ตัวอักษรตัวเล็กกับตัวใหญ่ ต้องป้อนให้ถูกต้อง) ในช่อง ป้อนรหัสยืนยันการลบ (Input Confirm Code)
เพื่อเป็นการยืนยันว่าต้องการลบจริงๆ โดยในขณะลบมีสติสมบูรณ์
3. กดปุ่ม OK (ล้างข้อมูล) เพื่อทำการล้างข้อมูล
- หลังจากป้อนรหัสยืนยันการลบแล้วให้กดปุ่ม OK (ล้างข้อมูล)
เพื่อทำการล้างข้อมูลตามรายการที่เลือกไว้
หากไม่ต้องการล้างข้อมูล สามารถออกจากหน้านี้ โดยกดปุ่ม ESC ที่ Keyboard หรือกดปุ่ม Close
