สั่งซื้อสินค้า (Purchase Order)

สามารถเข้าใช้งานหัวข้อนี้ได้จากเมนู [ Buy (ซื้อ) -> Purchase Order (สั่งซื้อสินค้า) ]

การสั่งซื้อสินค้า ไม่ใช่เป็นการซื้อสินค้า หรือ รับของเข้าคลังสินค้า แต่เป็นการทำรายการสั่งซื้อสินค้า เพื่อส่งรายการที่เราต้องการสั่งซื้อ ไปให้กับผู้จำหน่าย เพื่อเป็นการยืนยันกับผู้จำหน่ายว่า เราต้องการสั่งซื้อสินค้าอะไร, จำนวนเท่าไหร่ และ ราคาเท่าไหร่บ้าง

1. ส่วนระบุข้อมูลใบสั่งซื้อสินค้าส่วนบน - ส่วนนี้จะเป็นส่วนที่ใช้ระบุข้อมูลของใบสั่งซื้อนี้ เช่น สั่งซื้อจากใคร, เลขที่บิลอะไร, มีภาษีหรือไม่มีภาษี (ถ้ามีภาษี เป็นแบบแยกนอกหรือรวมใน) เป็นต้น โดยสามารถอธิบายข้อมูลที่จะต้องป้อนตามนี้คือ

- ปุ่ม Supplier - มีไว้สำหรับเลือกผู้จำหน่าย ว่าใบสั่งซื้อใบนี้เราสั่งซื้อสินค้าจากใคร ซึ่งจำเป็นต้องระบุ ไม่อย่างนั้นจะไม่สามารถบันทึกใบสั่งซื้อได้ ซึ่งถ้ากดปุ่มนี้แล้วจะมีหน้าต่างสำหรับเลือก Supplier (ผู้จำหน่าย) ดังภาพด้านล่าง

A. ให้ค้นหาผู้จำหน่ายที่ต้องการ โดยอาจจะระบุเงื่อนไขในการค้นหาผู้จำหน่ายแล้วกดปุ่ม Search (ค้นหา)

B. หลังจากการค้นหาแล้ว รายการผู้จำหน่ายที่ค้นหาได้จะแสดงอยู่ในตาราง Supplier Detail (รายการเจ้าหนี้) ให้ Click เลือกรายการผู้จำหน่ายที่ต้องการ จากในตาราง

- หากยังไม่เคยมีข้อมูลผู้จำหน่าย สามารถเพิ่มรายการผู้จำหน่ายใหม่ในหน้านี้ได้เลย โดยการกดปุ่ม Add (เพิ่ม)

- ในกรณีที่รีบเร่ง สามารถ Double Click ที่รายการผู้จำหน่ายในตาราง เพื่อยืนยันการเลือกผู้จำหน่าย ก็ได้

- หรือ Click เลือกรายการผู้จำหน่ายในตารางแล้วกดปุ่ม Enter เพื่อยืนยันการเลือกผู้จำหน่ายก็ได้

- เมื่อเลือกรายการผู้จำหน่ายแล้ว ชื่อผู้จำหน่ายก็จะปรากฏอยู่ในหน้าสั่งซื้อ

- Bill Number (เลขที่ใบกำกับใบสั่งซื้อ) - ตรงนี้จะเป็นส่วนให้ป้อนเลขที่ใบกำกับใบสั่งซื้อ โดยสามารถป้อนเลขที่ใบกำกับเอง หรือสามารถตั้งให้โปรแกรมป้อนให้แบบอัตโนมัติ (Auto Bill Number) โดยการไปตั้งในหน้า Data (ข้อมูล) -> Branch (สาขา) -> Set Default Property (กำหนดค่าเริ่มต้นในการใช้โปรแกรมของสาขา) -> Tab สั่งซื้อสินค้า -> สร้างเลขที่บิลแบบอัตโนมัติ (สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ส่วน สาขา (Branch))

- ถ้าหากไม่มีการป้อนเลขที่ใบกำกับใบสั่งซื้อ เวลาพิมพ์ใบสั่งซื้อ โปรแกรมจะใช้ เลขที่เอกสาร (Doc Number) แสดงแทน

- Tax (ภาษี) - ให้เลือกว่า ใบซื้อใบนี้ มีภาษีหรือไม่มีภาษี โดยสามารถเลือกได้ดังนี้

- VAT Status (ลักษณะภาษี) - ระบุลักษณะภาษี ซึ่งการระบุนี้จะมีผลก็ต่อเมื่อเลือก Tax (ภาษี) ให้เป็น คิดภาษี โดยสามารถเลือกได้ดังนี้

- ราคาสินค้า ยังไม่รวมภาษี (แยกนอก) - เช่น สินค้า 100 บาท ต้องคิดภาษีอีก 7% เป็น 107 บาท

- ราคาสินค้า รวมภาษีแล้ว (รวมใน) - เช่น สินค้า 100 บาท รวมภาษี 7% แล้ว และราคาก่อนคิดภาษี = 93.46 บาท

- ID - แสดง ID ของใบสั่งซื้อที่โปรแกรมสร้างขึ้น ถ้าหากเป็นการเปิดใบสั่งซื้อใบใหม่ ID ตรงนี้จะแสดงเป็น 0 แต่พอบันทึกโปรแกรมจะใส่ค่า ID ให้เอง แต่ถ้าหากเป็นการแก้ไขใบสั่งซื้อ ID ตรงนี้จะแสดง ID ของใบสั่งซื้อ ที่กำลังแก้ไขอยู่

- DocNo - แสดงหมายเลขเอกสาร (Document Number) ของใบสั่งซื้อที่โปรแกรมสร้างขึ้น ถ้าหากเป็นการเปิดใบสั่งซื้อใบใหม่ DocNo ตรงนี้จะแสดงเป็น 0 แต่พอบันทึกโปรแกรมจะใส่ค่า DocNo ให้เอง แต่ถ้าหากเป็นการแก้ไขใบสั่งซื้อ DocNo ตรงนี้จะแสดง DocNo ของใบสั่งซื้อ ที่กำลังแก้ไขอยู่

2. ส่วนตาราง Product (รายการสินค้า) - ส่วนนี้จะเป็นตารางที่ใช้แสดง รายการสินค้า ที่จะสั่งซื้อในใบสั่งซื้อใบนี้ โดยแบ่งออกเป็นหัวข้อดังต่อไปนี้

- จำนวนเงิน - จำนวนเงินรวมหลังหักส่วนลดแล้วของสินค้าที่ซื้อในบรรทัดนี้ (จำนวน x ราคาหลังลด )

- จำนวนสินค้าเป็นทศนิยมได้ - เช็คถูกหมายความว่าสินค้ารายการนี้สามารถ ป้อนจำนวนเป็นทศนิยมได้

3. ส่วนปุ่มที่ใช้ในการจัดการข้อมูลในตาราง Product (รายการสินค้า) - สามารถอธิบายตามปุ่มดังต่อไปนี้

- ปุ่ม Add (เพิ่มสินค้า) - ใช้สำหรับเพิ่มสินค้าที่จะสั่งซื้อลงในตาราง Product (รายการสินค้า) โดยการเลือกสินค้า ซึ่งเมื่อกดปุ่มนี้แล้วจะมีหน้าเลือกรายการสินค้า Pop up ขึ้นมาดังภาพด้านล่าง

A. ให้ค้นหาสินค้าที่ต้องการ โดยอาจจะระบุเงื่อนไขในการค้นหาสินค้าแล้วกดปุ่ม Search (ค้นหา)

B. หลังจากการค้นหาแล้ว รายการสินค้าที่ค้นหาได้จะแสดงอยู่ในตาราง Product Detail ให้ Click เลือกรายการสินค้าที่ต้องการ จากในตาราง

- หากยังไม่เคยมีข้อมูลสินค้า สามารถเพิ่มรายการสินค้าใหม่ในหน้านี้ได้เลย โดยการกดปุ่ม Add (เพิ่มสินค้า)

- ในกรณีที่รีบเร่ง สามารถ Double Click ที่รายการสินค้าในตาราง เพื่อยืนยันการเลือกสินค้า ก็ได้

- หรือ Click เลือกรายการสินค้าในตารางแล้วกดปุ่ม Enter เพื่อยืนยันการเลือกสินค้าก็ได้

- เมื่อเลือกรายการสินค้าแล้ว สินค้าจะเข้ามาอยู่ในหน้าสั่งซื้อสินค้า โดยสามารถเลือกรายการสินค้าที่ต้องการ มากกว่า 1 รายการก็ได้ โดยเมื่อเลือกจนพอใจแล้วให้กดปุ่ม Close เพื่อปิดหน้าเลือกรายการสินค้า

- ปุ่ม [F2] Add Barcode (เพิ่มโดยใช้ Barcode) - ใช้สำหรับเพิ่มสินค้าที่จะซื้อลงในตาราง Product (รายการสินค้า) โดยการใช้เครื่องอ่านบาร์โค้ด ซึ่งเมือกกดปุ่มนี้แล้วจะมีหน้า เพิ่มสินค้าโดยใช้ Barcode ดังภาพด้านล่าง

- จากภาพด้านบน Cursor จะกระพิบที่ช่อง Barcode ให้ทำการอ่านบาร์โค้ด โดยใช้เครื่องอ่านบาร์โค้ด โดยให้อ่านบาร์โค้ดของสินค้าที่ต้องการสั่งซื้อแค่ครั้งเดียวต่อ 1 ชนิด แล้วค่อยไปป้อนจำนวน กับ ราคาเอาทีหลัง

- ถ้าหากว่าอ่านสำเร็จ จะมีชื่อสินค้าขึ้นมาที่ช่องแสดงชื่อสินค้าที่ป้อนโดยใช้ บาร์โค้ดรายการล่าสุด

- ในหน้านี้ให้เราใช้เครื่องอ่านบาร์โค้ดอ่านรายการที่จะสั่งซื้อจนพอใจแล้ว ให้กดปุ่ม Close เพื่อปิดหน้าเพิ่มสินค้าโดยใช้ Barcode นี้

- ปุ่ม Edit (แก้ไขสินค้า) - ใช้สำหรับแก้ไข จำนวน, หน่วย, ราคาก่อนลด, ส่วนลด ของรายการสินค้าที่ต้องการสั่งซื้อ ในบรรทัดที่เลือกอยู่ในตาราง Product (รายการสินค้า) ซึ่งเมื่อกกดปุ่มนี้แล้วจะมีหน้า ต่างขึ้นมาดังภาพด้านล่าง

- จากภาพด้านบนจะมีรายการสินค้าอยู่ 3 บรรทัดโดยบรรทัดกลาง จะแสดงรายการสินค้าที่ต้องการแก้ไข ส่วนบรรทัดบนจะเป็นบรรทัดของข้อมูลสินค้า ที่อยู่บนบรรทัดที่ต้องการแก้ไข และ บรรทัดล่างจะเป็นบรรทัดของข้อมูลสินค้า ที่อยู่ล่างบรรทัดที่ต้องการแก้ไข

C. กดปุ่ม Enter จนกว่าจะเลื่อนบรรทัด - การกดปุ่ม Enter นี้จะใช้ประโยชน์ได้มาก และประหยัดเวลาที่เราจะต้องเอา Mouse ไปเลือกแก้ไขทีละรายการ โดยเมื่อป้อนจำนวนเสร็จ ให้กด Enter จากนั้นก็ป้อน ราคาก่อนลด แล้วกด Enter แล้วป้อนส่วนลด % แล้วกด Enter ก็จะเป็นการเลื่อนบรรทัด

- ในหน้าจอนี้เราสามารถเลือกหน่วยได้ โดย Click ที่ Unit (F2) ก็จะมีหน้าต่างสำหรับเลือกหน่วยขึ้นมาดังภาพ

โดยให้เราเลือกหน่วยที่ต้องการแล้วกดปุ่ม OK เพื่อกลับไปหน้า แก้ไขจำนวน, หน่วย และ ราคาสินค้า

- ปุ่ม Del (ลบสินค้า) - ใช้สำหรับลบของรายการสินค้าที่อยู่ในตาราง Product (รายการสินค้า) โดยเลือกรายการที่ต้องการลบออกจากตาราง Product (รายการสินค้า) แล้วกดปุ่ม Del (ลบ)

- ปุ่ม Last Buy Price (ดูราคาซื้อล่าสุด) - ปุ่มนี้ใช้สำหรับดูว่าราคาที่ซื้อล่าสุด ซื้อมาจากใคร และ ราคาเท่าไหร่บ้าง วิธีใช้ก็ให้เลือกรายการสินค้าที่อยู่ใน รายการซื้อในตาราง Product (รายการสินค้า) แล้วกดปุ่มนี้ (หากเลือก Supplier (ผู้จำหน่าย) ก่อนกดปุ่มนี้จะเป็นการดูราคาซื้อล่าสุด เฉพาะของผู้จำหน่ายรายนี้เท่านั้น) แล้วจะมีหน้า ดูราคาซื้อล่าสุดขึ้นมา ดังภาพด้านล่าง

- จากภาพด้านบนจะแสดงให้เห็นราคาของสินค้าชื่อ Product 2 ที่ซื้อมา 5 รายการล่าสุด ว่าซื้อมาจากใคร วันที่เท่าไหร่ และ ราคาเท่าไหร่

- ในหน้านี้สามารถค้นหารายการสินค้าอื่นๆ ได้อีกโดยรายละเอียดเพิ่มเติมดูได้ที่หน้า รายงาน ราคาซื้อสินค้าล่าสุด (Report Product Last Buy Price)

4. ส่วนระบุข้อมูลใบสั่งซื้อส่วนล่าง - ส่วนนี้จะเป็นส่วนที่ใช้ระบุข้อมูลส่วนท้ายของใบสั่งซื้อนี้ มีข้อมูลที่สามารถป้อนได้ตามนี้คือ

- ส่วนลด % - ช่องนี้มีไว้สำหรับป้อนส่วนลด % โดยส่วนลดนี้จะเป็นส่วนลดทั้งใบสั่งซื้อ ที่ลดหลังจากรวมราคาสินค้าทุกรายการแล้ว

- ส่วนลดเงินสด - ช่องนี้มีไว้สำหรับป้อนส่วนลดเงินสด โดยส่วนลดนี้จะเป็นส่วนลดทั้งใบสั่งซื้อ ที่ลดหลังจากรวมราคาสินค้าทุกรายการแล้ว

- หลังจากเราป้อนข้อมูล ในใบสั่งซื้อทั้งหมดครบถ้วนแล้ว ให้กดปุ่ม [F9] OK (Save) เพื่อทำการบันทึกรายการสั่งซื้อสินค้าใบนี้ แล้วของก็จะเข้าคลังสินค้า

- ถ้าหากต้องการออกจากหน้าสั่งซื้อสินค้า โดยไม่ต้องการบันทึกรายการสั่งซื้อ ให้กดปุ่ม Cancel เพื่อยกเลิกการทำรายการสั่งซื้อสินค้า