โอนสินค้าออก (Stock Out)

โอนสินค้าออก (Stock Out)

สามารถเข้าใช้งานหัวข้อนี้ได้จากเมนู [ Stock (คลังสินค้า) -> Stock Out (โอนสินค้าออก) ]

หัวข้อนี้ มีไว้สำหรับ โอนสินค้าออกจากสาขาที่ใช้งานอยู่ ไปยังอีกสาขาหนึ่ง หรือพูดอีกอย่างหนึ่งคือ เป็นการโอนสินค้าออกจากคลังสินค้า เพื่อที่จะนำไปเข้าอีกคลังสินค้าหนึ่ง

ในการนำสินค้าออกนั้น จะต้องมีสินค้าอยู่ในคลังสินค้าที่ต้องการนำสินค้าออกเท่านั้น โดยถ้าหากไม่มีสินค้าอยู่ในคลังสินค้าก็ไม่สามารถที่จะทำรายการ นำสินค้าออกได้

ระบบโอนสินค้าของโปรแกรม SabuySoft มีประโยชน์ตรงที่เวลาที่เราทำการโอนสินค้าออก สามารถทำได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว นอกจากนั้นพนักงานก็จะไม่เห็นราคาต้นทุนของสินค้า โดยจะเห็นเพียงจำนวนที่โอนออก เท่านั้น และเวลานำสินค้าเข้าก็เพียงแค่ Click ทีรับเข้าปุ่มเดียวสินค้าก็จะเข้าคลังสินค้าปลายทาง โดยไม่ต้องไปนั่งป้อนรายการสินค้าทีละรายการ โดยโปรแกรมจะทำการบันทึกไว้ทุกอย่างว่าใครเป็นคนทำรายการโอนออก ตอนเวลาไหน และ มีการรับสินค้าเข้าคลังปลายทางหรือยัง ถ้าหากรับเข้าแล้วใครเป็นคนรับสินค้าเข้า เวลากี่โมง

โอนสินค้าออก (StockOut) มีวิธีการใช้งานดังต่อไปนี้

- ระบบการ โอนสินค้าออกของโปรแกรม SabuySoft สามารถแบ่งได้เป็น 3 ระบบ คือ

1. ระบบโอนสินค้าออกแบบปกติ - จะมาคู่กับโปรแกรม SabuySoft Option, SabuySoft Minimart, SabuySoft Business

2. ระบบโอนสินค้าออกแบบสินค้าที่มีวันหมดอายุ - ระบบนี้จะใช้คู่กับ สินค้าที่มี Serial Number ไม่ได้ และต้องใช้ คู่กับ ระบบสินค้าที่สามารถติดลบได้เท่านั้น (Negative Stock) ซึ่งถ้าหากซื้อ Version อื่นไป สามารถที่จะ Upgrade เพิ่มเติมได้

3. ระบบโอนสินค้าออกแบบสินค้าที่มี Serial Number - จะมาคู่กับโปรแกรม SabuySoft Professional โดยจะต้องใช้คู่กับ ระบบสินค้าที่ไม่สามารถติดลบได้ ซึ่งถ้าหากซื้อ Version อื่นไป สามารถที่จะ Upgrade เพิ่มเติมได้

- เพื่อความเข้าใจ จะเริ่มอธิบายเรียงตามลำดับ จากระบบที่ 1 (ระบบปกติ) ไปจนถึงระบบที่ 3 (ระบบ Serial Number)

1. ระบบโอนสินค้าออกแบบปกติ

- จากรูปด้านบน สามารถแบ่งขั้นตอนการใช้งาน เรียงตามตัวเลขดังนี้

1. Branch To Name (ส่งไปยังสาขา) - ส่วนนี้จะเป็นส่วนที่ใช้เลือกว่า ต้องการจะโอนสินค้าออกไปยังสาขาไหน หรือคลังสินค้าไหน

2. ส่วนตาราง Product (รายการสินค้า) - ส่วนนี้จะเป็นตารางที่ใช้แสดง รายการสินค้า ที่จะโอนออก โดยแบ่งออกเป็นหัวข้อดังต่อไปนี้

- ลำดับ - ลำดับที่ เริ่มตั้งแต่ 1 ลงไป (หรือหมายถึงบรรทัดที่)

- ID - ID ของสินค้า

- รหัสสินค้า - รหัสของสินค้า

- Barcode - บาร์โค้ดของสินค้า

- ชื่อสินค้า - ชื่อสินค้า

- จำนวน - จำนวนที่โอนออก

- หน่วย - หน่วยที่โอนออก

- จำนวนสินค้าเป็นทศนิยมได้ - เช็คถูกหมายความว่าสินค้ารายการนี้สามารถ ป้อนจำนวนเป็นทศนิยมได้

3. ส่วนปุ่มที่ใช้ในการจัดการข้อมูลในตาราง Product (รายการสินค้า) - สามารถอธิบายตามปุ่มดังต่อไปนี้

- ปุ่ม Add (เพิ่มสินค้า) - ใช้สำหรับเพิ่มสินค้าที่จะโอนออกลงในตาราง Product (รายการสินค้า) โดยการเลือกสินค้า ซึ่งเมื่อกดปุ่มนี้แล้วจะมีหน้าเลือกรายการสินค้า Pop up ขึ้นมาดังภาพด้านล่าง

- จากภาพด้านบน ให้ทำตามขั้นตอนนี้คือ

A. ให้ค้นหาสินค้าที่ต้องการ จากคลังสินค้า โดยอาจจะระบุเงื่อนไขในการค้นหาสินค้าแล้วกดปุ่ม Search (ค้นหา)

B. หลังจากการค้นหาแล้ว รายการสินค้าที่ค้นหาได้จะแสดงอยู่ในตาราง Stock Detail (รายการสินค้าในคลังสินค้า) ให้ Click เลือกรายการสินค้าที่ต้องการ จากในตาราง

C. กดปุ่ม OK เพื่อยืนยันการเลือกสินค้า

- ในกรณีที่รีบเร่ง สามารถ Double Click ที่รายการสินค้าในตาราง เพื่อยืนยันการเลือกสินค้า ก็ได้

- หรือ Click เลือกรายการสินค้าในตารางแล้วกดปุ่ม Enter เพื่อยืนยันการเลือกสินค้าก็ได้

- เมื่อเลือกรายการสินค้าแล้ว สินค้าจะเข้ามาอยู่ในหน้า นำสินค้าออก โดยสามารถเลือกรายการสินค้าที่ต้องการ มากกว่า 1 รายการก็ได้ โดยเมื่อเลือกจนพอใจแล้วให้กดปุ่ม Close เพื่อปิดหน้าเลือกสินค้าในคลังสินค้า

- ปุ่ม [F2] Add Barcode (เพิ่มโดยใช้ Barcode) - ใช้สำหรับเพิ่มสินค้าที่จะโอนออก ลงในตาราง Product (รายการสินค้า) โดยการใช้เครื่องอ่านบาร์โค้ด ซึ่งเมือกกดปุ่มนี้แล้วจะมีหน้า เพิ่มสินค้าโดยใช้ Barcode ดังภาพด้านล่าง

- จากภาพด้านบน Cursor จะกระพิบที่ช่อง Product Barcode (Barcode สินค้า) ให้ทำการอ่านบาร์โค้ด โดยใช้เครื่องอ่านบาร์โค้ด โดยให้อ่านบาร์โค้ดของสินค้าที่ต้องการซื้อแค่ครั้งเดียวต่อ 1 ชนิด แล้วค่อยไปป้อนจำนวนโอนเอาทีหลัง

- ถ้าหากว่าอ่านสำเร็จ จะมีชื่อสินค้าขึ้นมาตรงด้านขวาของคำว่า ชื่อ สินค้า ที่ป้อนไปล่าสุด ->

- ในหน้านี้ให้เราใช้เครื่องอ่านบาร์โค้ดอ่านรายการที่จะโอนออกจนพอใจแล้ว ให้กดปุ่ม Close เพื่อปิดหน้าเพิ่มสินค้าโดยใช้ Barcode นี้

- ปุ่ม Edit (แก้ไขสินค้า) - ใช้สำหรับแก้ไข จำนวน, หน่วย ของรายการสินค้าที่ต้องการโอนออก ในบรรทัดที่เลือกอยู่ในตาราง Product (รายการสินค้า) ซึ่งเมื่อกกดปุ่มนี้แล้วจะมีหน้า ต่างขึ้นมาดังภาพด้านล่าง

- จากภาพด้านบนจะมีรายการสินค้าอยู่ 3 บรรทัดโดยบรรทัดกลาง จะแสดงรายการสินค้าที่ต้องการแก้ไข ส่วนบรรทัดบนจะเป็นบรรทัดของข้อมูลสินค้า ที่อยู่บนบรรทัดที่ต้องการแก้ไข และ บรรทัดล่างจะเป็นบรรทัดของข้อมูลสินค้า ที่อยู่ล่างบรรทัดที่ต้องการแก้ไข

- เราสามารถแก้ไขจำนวน, หน่วย ในแต่ละบรรทัด

- วิธีการเลื่อนบรรทัดสามารถทำได้ 3 วิธีคือ

A. กดลูกศร ขึ้น เพื่อเลื่อนบรรทัดขึ้น

B. กดลูกศร ลง เพื่อเลื่อนบรรทัดลง

C. กดปุ่ม Enter จนกว่าจะเลื่อนบรรทัด - การกดปุ่ม Enter นี้จะใช้ประโยชน์ได้มาก และประหยัดเวลาที่เราจะต้องเอา Mouse ไปเลือกแก้ไขทีละรายการ โดยเมื่อป้อนจำนวนเสร็จ ให้กด Enter ก็จะเป็นการเลื่อนบรรทัด

- ในหน้าจอนี้เราสามารถเลือกหน่วยได้ โดย Click ที่ Unit (F2) ก็จะมีหน้าต่างสำหรับเลือกหน่วยขึ้นมาดังภาพ

โดยให้เราเลือกหน่วยที่ต้องการแล้วกดปุ่ม OK เพื่อกลับไปหน้า แก้ไขจำนวน, หน่วย และ ราคาสินค้า

- ข้อมูลจะถูกแก้ไขก็ต่อเมื่อทำการเลื่อนบรรทัดแล้วเท่านั้น

- ปุ่ม Delete (ลบสินค้า) - ใช้สำหรับลบของรายการสินค้าที่อยู่ในตาราง Product (รายการสินค้า) โดยเลือกรายการที่ต้องการลบออกจากตาราง Product (รายการสินค้า) แล้วกดปุ่ม Delete (ลบสินค้า)

- ปุ่ม Refresh Stock - ใช้สำหรับ Update จำนวนในคลังสินค้า ซึ่งโดยปกติแล้วเวลาที่มีการเพิ่มรายการสินค้า ลงในตาราง Product (รายการสินค้า) โปรแกรมจะทำการเก็บ จำนวนสินค้าในคลังสินค้าที่มีอยู่ในขณะนั้น แต่ถ้าหากระหว่างที่กำลังทำรายการโอนสินค้าออก จำนวนสินค้าในคลังสินค้าที่ต้องการโอนออก มีการเปลี่ยนจำนวนอาจเนื่องมาจากมีการขายสินค้าในเวลาเดียวกัน การปุ่ม Refesth Stock จะ Update จำนวนที่มีเหลือในคลังสินค้าที่ถูกต้องในขณะนั้น

2. ระบบโอนสินค้าออกแบบมีสินค้าที่มีวันหมดอายุ

- ในหน้าโอนสินค้าออกแบบระบบสินค้าที่มีวันหมดอายุ จะสามารถระบุได้ว่าสินค้าที่กำลังจะโอนออกนี้ เป็นสินค้าที่หมดอายุวันไหน

- จากรูปด้านบนจะอธิบายเฉพาะส่วน ที่เป็นส่วนสินค้าที่มีวันหมดอายุเท่านั้น เนื่องจากส่วนอื่นๆ ได้อธิบายไว้ด้านบนแล้ว โดยสามารถอธิบายวิธีการใช้งานเรียงตามตัวเลขได้ดังนี้

1. ส่วนตาราง Expire - ในตารางนี้จะแสดงวันหมดอายุของสินค้าที่ ของรายการสินค้าที่จะโอนออก ในบรรทัดที่ Focus อยู่ในตาราง Product (รายการสินค้า) โดยจะแสดงจำนวนสูงสูดที่ สามารถป้อนวันหมดอายุได้ และจำนวนที่ป้อนไปแล้วในขณะนี้ โดยในตารางสามารถแบ่งออกเป็นหัวข้อดังต่อไปนี้

- Expire Date - วันหมดอายุของสินค้า

- จำนวน - จำนวนของสินค้าที่หมดอายุในวันที่ระบุใน Expire Date

3. ส่วนปุ่มที่ใช้ในการจัดการข้อมูลในตารางวันหมดอายุ - สามารถอธิบายตามปุ่มดังต่อไปนี้

- ปุ่ม 6(เพิ่มExpire) - ใช้สำหรับเพิ่มวันหมดอายุสินค้า ลงในตารางวันหมดอายุ ซึ่งเมื่อกดปุ่มนี้แล้วจะมีหน้า เลือกวันหมดอายุ ขึ้นมาดังภาพด้านล่าง

- จากภาพด้านบน โปรแกรมจะดึงข้อมูลในคลังสินค้ามาว่า ในขณะนี้ สินค้านี้ มีของที่มีวันหมดอายุ เหลืออยู่อย่างละกี่ชิ้น จากนั้นให้เลือกวันที่หมดอายุ ของสินค้า แล้ว กดปุ่ม Enter หรือ กดปุ่ม OK หรือ Double click ที่รายการที่เลือก แล้วจะมีหน้าให้ป้อนจำนวนที่ต้องการนำมาโอนออก ดังภาพด้านล่าง

- จากภาพด้านบน ให้ป้อนจำนวนที่ต้องการนำมาโอนออก โดยโปรแกรมจะทำการระบุจำนวนที่มากที่สุด ที่สามารถจะป้อนได้มาให้โดยอัตโนมัติ ซึ่งหากต้องการแก้ไขก็สามารถระบุจำนวนที่ต้องการ แล้วกดปุ่ม Enter หรือ ปุ่ม OK เพื่อเป็นการเพิ่ม จำนวนที่โอนออก ของสินค้าที่มีวันหมดอายุ ตามรายการที่เลือกลงในตาราง Expire (ตารางวันหมดอายุ)

- ปุ่ม 7(ลบExpire) - ใช้สำหรับลบรายการวันหมดอายุของสินค้า ออกจากตาราง Expire (ตารางวันหมดอายุ) โดยเลือกรายการที่ต้องการลบ แล้วกดปุ่ม 7(ลบExpire)

- ปุ่ม 8(Auto Expire) - ใช้สำหรับให้โปรแกรม ทำการเลือกตัดสินค้าที่ใกล้หมดอายุ ออกไปก่อนโดยอัตโนมัติ โดยที่ไม่จำเป็นต้องระบุ วันที่หมดอายุ และ จำนวนของวันหมดอายุ เวลาโอนสินค้าออก เพื่อเพิ่มความรวดเร็วในการทำรายการโอน แต่ถ้าให้โปรแกรมทำ Auto Expire เวลาที่เราทำการโอนสินค้า จะต้องหยิบสินค้าที่ใกล้หมดอายุ โอนออกไปก่อนทุกครั้ง เพื่อทำให้ Stock วันหมดอายุตรงกับในโปรแกรม

- ถ้าหากปุ่ม 8(Auto Expire) อยู่ในสภาพเช็คถูกจะมีหน้าจอดังภาพด้านล่าง

- โดยปกติแล้วถ้าลงโปรแกรม SabuySoft ครั้งแรก จะถูกตั้งค่าไว้ Default ให้เป็น Auto Expire ซึ่งเราสามารถไปเปลี่ยนค่า Default ได้ที่ เมนู Data (ข้อมูล) -> Branch (สาขา) -> Set Default Property (กำหนดค่าเริ่มต้นในการใช้โปรแกรมของสาขา) -> Tab Stock (คลังสินค้า) -> ตัดสินค้าที่ใกล้หมดอายุออกก่อนโดยอัตโนมัติ (สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ส่วน สาขา (Branch))

3. ระบบโอนสินค้าออกแบบมีสินค้าที่มี Serial Number

- Serial Number หมายถึง หมายเลขประจำตัวของสินค้า ซึ่งหมายเลขที่สามารถเป็นตัวเลข หรือ ตัวอักษรก็ได้ ที่ไม่ซ้ำกันเลยในในสินค้าชนิดเดียวกัน

- ในหน้าโอนสินค้าออกสามารถป้อน Serial Number ของสินค้าที่จะโอนออกได้

- จากรูปด้านบนจะอธิบายเฉพาะส่วน ที่เกี่ยวข้องกับส่วน Serial Number เท่านั้น เนื่องจากส่วนอื่นๆ ได้อธิบายไว้ด้านบนแล้ว โดยสามารถอธิบายวิธีการใช้งานเรียงตามตัวเลขได้ดังนี้

1. ส่วนตาราง Serial Number - ในตารางนี้จะแสดง Serial Number ของรายการสินค้าบรรทัดที่ Focus อยู่ในตาราง Product (รายการสินค้า) โดยจะแสดงจำนวนสูงสูดที่ สามารถป้อน Serial Number ได้ และจำนวนที่ป้อนไปแล้วในขณะนี้ โดยในตารางสามารถแบ่งออกเป็นหัวข้อดังต่อไปนี้

- Serial Number - หมายเลขประจำตัวสินค้าที่กำลังจะโอนออก (ในสินค้าชนิดเดียวกันจะไม่ซ้ำกัน)

2. ส่วนปุ่มที่ใช้ในการจัดการข้อมูลในตาราง Serial Number - สามารถอธิบายตามปุ่มดังต่อไปนี้

- ปุ่ม 6(เพิ่มSerial) - ใช้สำหรับเพิ่ม Serial Number ลงในตาราง Serial Number ซึ่งเมื่อกดปุ่มนี้แล้วจะมีหน้าให้ป้อน Serial Number ขึ้นมาดังภาพด้านล่าง

- จากภาพด้านบนให้ป้อน Serial Number ที่ต้องการโอนออกแล้วกด Enter หรือ กดปุ่ม OK เพื่อเพิ่ม Serial Number ลงในตาราง Serial Number

- การป้อน Serial Number ควรใช้เครื่องอ่านบาร์โค้ดเป็นตัวป้อน เพราะจะกันการป้อนผิด

- ปุ่ม 7(ลบExpire) - ใช้สำหรับลบรายการ Serial Number ของสินค้า ออกจากตาราง Serial Number โดยเลือกรายการที่ต้องการลบ แล้วกดปุ่ม 7(ลบExpire)

- ปุ่ม 8(เพิ่ม Serial แบบเลือก) - ใช้สำหรับเพิ่ม Serial Number ที่ต้องการโอนออก โดยให้โปรแกรมแสดงหมายเลข Serial Number ทั้งหมดของสินค้านี้ แล้วเราจะทำการเลือกเอา โดยเมื่อกดปุ่มนี้แล้วจะมีหน้าให้เลือก Serial Number ดังภาพด้านล่าง

- จากรูปด้านบน ในตาราง Serial Detail (รายละเอียด Serial Number) จะแสดง Serial Number ของสินค้านี้ที่มีอยู่ในคลังสินค้าทั้งหมดขึ้นมา จากนั้นให้เลือกรายการ Serial Number ที่ต้องการโอนออก แล้วให้กดปุ่ม OK เพื่อเพิ่ม Serial Number ที่เลือกในตาราง Serial Number ในหน้าโอนสินค้าออก

- ในกรณีที่มีรายการ Serial Number เยอะ สามารถที่จะค้นหาได้ โดยการพิมพ์ส่วนหนึ่งของ หมายเลข Serial Number ลงในช่อง ค้น Serial Number จากนั้นกด Search (ค้นหา) แล้วข้อมูลที่ค้นหาได้จะแสดงอยู่ในตาราง Serial Detail (รายละเอียด Serial Number)

- หลังจากเราป้อนข้อมูล ในใบโอนสินค้าออกครบถ้วนแล้ว ให้กดปุ่ม OK เพื่อทำการบันทึกรายการโอนสินค้าออก

- ถ้าหากต้องการออกจากหน้าโอนสินค้าออก โดยไม่ต้องการบันทึกรายการโอนสินค้าออก ให้กดปุ่ม Cancel เพื่อยกเลิกการทำรายการโอนสินค้าออก